Gastro má jedno špecifikum, ktoré kancelárske firmy nepoznajú: rozpis sa nikdy nerobí raz. Robí sa v pondelok, prerába v stredu a v piatok o šiestej večer ešte raz, lebo brigádnička napísala, že jej vyšla škola. Tento článok je o tom, ako si to nastaviť, aby vás to nezožralo.
Prečo je gastro rozpis iný
V kancelárii viete, že Peter príde v pondelok o ôsmej. V kuchyni viete len to, že v sobotu večer potrebujete troch ľudí na placi a jedného na bare — a kto to bude, sa ešte uvidí. Tím sa navyše mení: stáli zamestnanci, brigádnici zo školy, výpomoc na sezónu. Každý má iné možnosti a iné hodiny.
K tomu prirátajte, že väčšina gastro prevádzok plánuje na týždeň dopredu, nie na mesiac. Nie preto, že by nechceli — ale rezervácie, akcie a počasie (terasa!) menia potrebu ľudí zo dňa na deň.
Čo robia prevádzky, ktorým to funguje
1. Zbierajú dostupnosť vopred, nie na poslednú chvíľu
Najväčší žrút času nie je samotné plánovanie, ale zisťovanie, kto vôbec môže. Funguje jednoduché pravidlo: brigádnici nahlásia dostupnosť na budúci týždeň do stredy. Kto nenahlási, plánuje sa mu podľa minulého týždňa. Znie to tvrdo, po dvoch týždňoch si zvyknú všetci.
2. Kopírujú minulý týždeň
Väčšina týždňov je na 80 % rovnaká. Namiesto stavania rozpisu od nuly skopírujte minulý týždeň a upravte zvyšok. V OasisOne je na to tlačidlo, ale úprimne — aj v Exceli si viete list duplikovať. Rozdiel je v tom, čo sa stane potom: v tabuľke sa zmeny nikto nedozvie, v systéme príde každému notifikácia.
3. Výmeny nechajú na ľudí, schválenie na vedúceho
„Zoberieš mi sobotu?" je v gastre národný šport. Nemá zmysel s tým bojovať — má zmysel to dostať pod kontrolu. Nech si výmenu dohodnú sami, ale nech ju vedúci vidí a potvrdí. Inak sa v sobotu o desiatej ráno dozviete, že na zmene stojí niekto, kto tam nemal byť. Alebo nikto.
4. Oddelia rozpis od dochádzky — ale prepoja ich
Rozpis hovorí, kto má prísť. Dochádzka hovorí, kto naozaj prišiel a koľko odrobil. Kým sú to dve rôzne tabuľky, mzdy sa robia prepisovaním a niekde sa vždy stratí polhodina. Keď zamestnanec pípne na tablete pri vstupe a systém to sám porovná s plánom, podklady na výplaty máte za minútu. Ako to funguje, sme rozpísali v článku o dochádzke cez tablet.
Sezóna: dvojnásobný tím na tri mesiace
Letná terasa alebo decembrové večierky znamenajú nábor 5 – 10 ľudí, ktorí u vás vydržia pár mesiacov. Tu sa oplatí mať nástup čo najjednoduchší: nový človek dostane prístup, uvidí rozpis v mobile a nemusíte ho nič učiť. A po sezóne účet jednoducho vypnete — neplatíte zaňho ďalej.
Kedy stačí Excel a kedy už nie
Ak máte 5 ľudí, jednu zmenu denne a nikto sa nemení, tabuľka stačí a nič si nekupujte. Excel prestáva stačiť vo chvíli, keď platí aspoň jedno z tohto: brigádnici s premenlivou dostupnosťou, viac než jedna zmena denne, výmeny častejšie než raz za týždeň, alebo mzdy robíte z dochádzky, ktorú prepisujete ručne.
Ak ste v druhej skupine, pozrite si OasisOne pre gastro — je to náš systém presne na toto, s kioskom na tablet a mzdovými podkladmi. Vyskúšať sa dá zadarmo na 14 dní, bez karty.